Livro-caixa: o que é, como preencher e o que pode deduzir
Livro-caixa é o registro mensal do que o profissional autônomo recebeu e das despesas necessárias ao trabalho. As despesas lançadas diminuem a base do imposto de renda. Hoje ele é preenchido no Carnê-Leão Web.
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O que é o livro-caixa
É onde o profissional que trabalha por conta própria registra, mês a mês, as receitas e as despesas da atividade.2 O que interessa na prática: as despesas escrituradas ali são abatidas do que você recebeu antes de calcular o imposto do mês.1
Este guia trata do livro-caixa do imposto de renda da pessoa física. O caderno de entradas e saídas de uma loja e o livro-caixa do produtor rural são outras coisas, com outras regras.
Quem pode usar: profissionais liberais e autônomos, titulares de cartório e leiloeiros.31 Quem só tem salário ou aluguel não usa livro-caixa.2
Quanto ele diminui o imposto
Mês de 2026 com R$ 10.000,00 recebidos de pacientes:
| Sem livro-caixa | Com R$ 3.000,00 de despesas | |
|---|---|---|
| Dedução usada | R$ 607,20 (desconto simplificado) | R$ 3.000,00 |
| Base de cálculo | R$ 9.392,80 | R$ 7.000,00 |
| Imposto do mês | R$ 1.674,29 | R$ 1.016,27 |
A diferença é de R$ 658,02 em um mês.
Quando o livro-caixa não muda nada. As deduções do mês concorrem com o desconto simplificado de R$ 607,20: usa-se um ou outro, não os dois.67 Com R$ 6.000,00 recebidos e só R$ 400,00 de despesas, o desconto simplificado é maior, e o imposto fica em R$ 394,54 com ou sem os lançamentos.
Nossa leitura Mesmo assim vale lançar: as despesas somam com INSS e dependentes, e um mês de despesa alta pode sobrar para os seguintes.
Para testar com os seus valores, use o simulador do carnê-leão 2026.
O que pode deduzir
A regra geral: despesas de custeio pagas, necessárias para receber a receita e manter a atividade funcionando.1 A Receita descreve a despesa necessária como aquela sem a qual você não conseguiria trabalhar, ou trabalharia bem pior (pergunta 428).
- Aluguel, condomínio, água, luz, gás e telefone do consultório ou escritório.14
- IPTU do consultório, quando é você quem paga.4
- Material de escritório, de limpeza e de consumo, inclusive o usado nos atendimentos (pergunta 434).1
- Salário de funcionária ou funcionário registrado, com INSS e FGTS (pergunta 427).14
- Serviços de terceiros sem vínculo de emprego, quando necessários à atividade (pergunta 440).1
- Contribuições obrigatórias a entidades de classe, como a anuidade do conselho.42
- Sindicato e associações científicas, se a participação for necessária ao trabalho (pergunta 439).1
- Congressos e seminários da sua área: inscrição, material, hospedagem e transporte, guardando o certificado (pergunta 444).1
- Livros e revistas técnicas e roupas especiais exigidas pela função (pergunta 438).1
- Propaganda da atividade profissional (pergunta 443).1
- ISS pago como autônomo.4
- Benfeitorias em imóvel alugado, quando o contrato as aceita como compensação pelo uso do imóvel (pergunta 437).1
Internet e contador: a Receita já aceitou essas despesas como custeio no caso de um titular de cartório.9 Nossa leitura Para um consultório o raciocínio é o mesmo, desde que a despesa seja da atividade, mas a resposta oficial foi dada para outra profissão.
O que não entra
- Transporte, combustível, estacionamento e manutenção do carro. Só o representante comercial autônomo deduz (pergunta 433).1
- Compra de computador, móveis, máquinas e equipamentos. Bem que dura mais de um ano é aplicação de capital, não despesa: vai para a ficha de bens da declaração (pergunta 434).14
- Depreciação e leasing (pergunta 435).1
- Reforma e conservação de imóvel próprio (pergunta 436).1
- O seu INSS. Ele é dedução, mas entra como previdência oficial, fora do livro-caixa.2
- Despesas pessoais: IPTU e seguro da casa, seguro de vida, seguro do carro.4
- O próprio carnê-leão pago.4
Atendo em casa: e agora?
Quando o imóvel é ao mesmo tempo moradia e local de trabalho, e não dá para separar o que é de cada um, admite-se deduzir a quinta parte das despesas de aluguel, energia, água, gás, taxas, impostos, telefone e condomínio (pergunta 436).1
O um quinto é para quando não há como comprovar a parte profissional. Reparos e conservação de imóvel próprio não entram.1
O limite: o que você recebeu no mês
As despesas dedutíveis de um mês não podem passar do que você recebeu pelo trabalho naquele mês, de pessoas físicas ou de empresas (pergunta 428).1
O que sobra não se perde na hora. O excesso é somado às despesas dos meses seguintes, até dezembro. Em dezembro, o que sobrar acaba: não passa para o ano seguinte.1
Exemplo: num mês fraco, com R$ 2.000,00 recebidos e R$ 3.500,00 de despesas, usam-se R$ 2.000,00 e R$ 1.500,00 seguem para o mês seguinte. O Carnê-Leão Web mostra essa conta em “Compensação do livro caixa”.5
Como preencher no Carnê-Leão Web
- Na Configuração do ano, marque que você é trabalhador autônomo. Isso libera as despesas de livro-caixa e o Plano de Contas.5
- Abra o Plano de Contas. Ele já vem com dois grupos, “Despesas Dedutíveis – Livro Caixa” e “Despesas não Dedutíveis – Livro Caixa”, e você pode criar outras contas.54
- Na ficha Pagamentos, clique em Pagamento, escolha a natureza (despesa de livro-caixa) e a conta, e informe data do pagamento, histórico e valor.5
- Termine em INCLUIR PAGAMENTO e repita para cada despesa do mês.5
- No Demonstrativo de Apuração, confira quanto foi usado no mês. Dali também se baixa ou imprime o livro-caixa.5
O que escrever no histórico: Nossa leitura o suficiente para achar o comprovante depois, como “aluguel da sala, outubro” ou “anuidade do conselho 2026”.
Criar uma conta no grupo de dedutíveis não torna a despesa dedutível: o que vale é a regra, não o nome da conta.
O passo a passo do mês inteiro está em como apurar o carnê-leão.
Ainda posso fazer em caderno ou planilha?
A Receita admite o livro-caixa escriturado por sistema eletrônico e oferece o Carnê-Leão Web para isso (pergunta 431).1 A escrituração não precisa de registro na Receita nem em cartório.2
Nossa leitura Caderno e planilha servem para organizar, mas a dedução só reduz o carnê-leão do mês se as despesas forem lançadas no Carnê-Leão Web. Quem controla em planilha pode importar os lançamentos por arquivo.5
Comprovantes: o que guardar
- O documento precisa identificar quem pagou e qual foi a despesa. Tíquete de caixa e recibo sem identificação não servem (pergunta 432).1
- Guarde os comprovantes enquanto a Receita puder cobrar aquele ano.6 Nossa leitura Na prática, cinco anos contados a partir do ano seguinte.
- Sala dividida com colegas: quem tem a conta no nome lança o valor todo e dá um recibo mensal aos outros, registrando o ressarcimento como receita. Os demais lançam o que pagaram (pergunta 265).1
Na declaração anual
Os valores mensais do livro-caixa vão para a declaração do ano seguinte, recuperados do Carnê-Leão Web.10
Na declaração, o livro-caixa faz parte das deduções legais. Quem escolhe o desconto simplificado de 20% troca todas as deduções por ele, e as despesas lançadas deixam de gerar desconto ali.8 Nossa leitura O que foi abatido mês a mês é recalculado no acerto de maio. Antes de enviar, compare os dois modelos no programa da declaração: ele mostra o imposto de cada um.
Para a psicologia, há um guia com os casos do dia a dia: despesas dedutíveis do psicólogo.
Fontes
- Perguntas e Respostas do IRPF 2026
- Carnê-Leão: deduções
- Livro Caixa (orientação da malha fiscal)
- Carnê-Leão: códigos de pagamentos no plano de contas
- Manual do Carnê-Leão
- Instrução Normativa RFB nº 1.500/2014 (arts. 53 a 57 e 104)
- Tributação de 2026 (tabela mensal, dependente e desconto simplificado)
- Descontos na declaração: deduções legais ou desconto simplificado
- Solução de Consulta Cosit nº 27, de 27/02/2025 (internet e contabilidade no livro-caixa de titular de cartório)
- Declaração do IRPF: despesas dedutíveis (o recibo em papel foi substituído)